为认真执行国家、省、市有关档案工作规范要求，精准把握档案工作规范要求，现将常州市档案局颁发的《文书档案的整理方法与步骤》和《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》转发给你们，希认真学习、遵照执行。
各企业要格外的重视档案管理工作，确保档案工作有人管有人做。要注意档案管理人员的学习培训，逐步的提升档案管理人员的业务水平，不断的提高企业档案管理的工作质量。
1、件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。
2、一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。不能把一套会议材料装订成一件处理。
3、定稿：用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。
4、报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；—— 充分尊重和利用原来的基础。未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
1、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
2、需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。 修裱：对破损纸张来修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
2、装订方式选用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
2、最常用的分类方案有:①保管期限——年度;②保管期限——年度——机构（问题）;③类目（问题）——年度——保管期限
3、分类排列工作步骤如下：将同一全宗内需归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位做分类整理。严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。同一期限的文件按事由结合时间排列。
1、归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。编制过程：在文件的正上方、居中、空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。
①全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企业和事业单位，就没有全宗号，可不填写。
②年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写“2005”。
③档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如分类方案为“保管期限－年度”的，2008年度的归档文件，永久1－n件，30年1－n件，10年1－n件）。
⑤机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。采用二级分类的单位不填。
⑥保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。
⑦档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。
⑧总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。一个类一个流水号，如采用“保管期限－年度”分类方法，永久、30年、10年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。
1、编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位做系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容做标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输入，集中打印输出。
②责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。
③ 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如苏政〔2006〕8号。
④题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，要进一步细化著录。
⑤日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002.09. 09（国家标准中年月日之间不加点”.“，档案管理软件自动生成，因此只要统一用或不用就可以）。
⑦ 备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等（正常的情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、二级目录。
3、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构（问题）。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型。
1、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）不得装在同一盒内。装盒按归档的件号顺序装入。二级分类时，可装满一盒后再装下一盒；三级分类时，视一个机构（问题）文件的多少确定。同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“卷”的概念。盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。
②档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写。
④盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据自身的需求用铅笔编制。（如分类方案为“保管期限－年度”的，2008年度的归档文件，永久1－n盒，30年1－n盒，10年1－n盒）。
⑤备考表一般的情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。
⑦填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章。
1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。
2、企业中若采用“类目（问题）－年度－保管期限”的，就要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，再在每个类里同一年度的永久、3O年、10年 排在一起上架入库。
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复
本企业安全保卫、民征兵工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等
本企业审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等
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